はあちゅうサロン新歓 幹事の歩み
2018年 11月 05日
'Ia orana〜🌺
昨日 #はあちゅうサロン で初めて30人規模の幹事をしました。
Q,幹事ってどんなことしてるのーー??
ということで、この3週間のことと反省点をチラ見せします。
今回は幹事2人とサポート役1人で進めていきました。
まず、幹事がする事は大きく分けて2つ!!
◆事前準備
◆当日の進行
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◆事前準備◆
幹事は2人とも初めてだったので、こちらの記事を参考にしながら進めていきました。
1,お店選び
今回定例会の代わりに新歓を!だったので、地方と同じ日に開催して、生中継出来たら楽しそうだよね✨という提案から、スクリーン付きかつ雰囲気の良いお店を探すことに…
◎候補は3つに絞る
◎同じ日にサクッと回る
新しく探すよりも知り合いのお店や行った事のあるお店に直接行き、その中から選びました。
その時に聞くポイントは3つ
1、スクリーンの有無(今回の場合)
2、お店の広さ・雰囲気
3、料理の内容とボリューム
2、イベントページ作成・拡散。
イベントページ作成は、にっしーさんにお任せしました。
その後の拡散はサロンメンバーのタッキーさんという方がメンバーを招待して頂いたおかげで、すぐに20人近くまで行き、サロンの中でも何度か投稿し、当日は28人の参加に!
3、名札準備と一覧作成
名札があると交流しやすいし、何度も名前を聞かなくて良い。
今回は色画用紙を名刺サイズにして、各々書いてもらいました。
◆当日の進行◆
当日する事は3つ
1、受付・集金
2、挨拶
3、席替え
1、受付・集金
ここで忘れてはいけないことは
お釣りの無いように持参する事前告知
+
お釣りの準備。
そもそも準備し易い様にと5000円で設定したのに、事前告知を忘れるというミス…
その為、お釣りが出てしまいお店に両替を頼んだ事で少しバタついてしまいました。
2、挨拶
簡単に挨拶した後に、お手洗いの場所や席替えの時間帯も伝えておくと、皆さんも意識しながら会話を楽しめる。
こういった細かい部分は当日サポートして頂いた方にアドバイスを頂きました。
3、席替え
席替えが1番悩むところですが、一人一人に番号をふり移動してもらいました。
事前に番号カード配っておくと、スムーズに進行できると思います。
あともう1つ抜けていたことは、Twitterのハッシュタグを考えていなかったことが悔やまれます。
この雰囲気を外に発信することはとても大切なので、忘れないようにしよう。
◆幹事をした感想◆
1番緊張したのはお店を決めるところ。
初めは2人で一緒に下見をする予定でしたが、時間が合わず一人で決めることに…
これで良いのか?料理大丈夫?とか色々考えて・・・でも自分が参加者だった時に、このお店いい!と思ったし料理も良さそうだったので、えいや。と決めました。
そして、当日の進行を考えた時に2人では回らないかもしれないと思った矢先、
参加者の中から、『幹事経験あるので何かあればお手伝いします!』と天使の声が。
その方に甘えて大正解!
当日はその方のサポートがあったからこそ、受付や席替えのタイミングや声かけのタイミングなど、私たち2人では気づけない部分をアドバイスして頂き、無事終えることが出来ました。
この3週間はずっとストレスのかかった状態ではあったけれど、参加者としては気づけない部分を知れて、何よりもサポートしてくれた方や参加者の暖かさを感じた時間となりました。
本当にありがとうございました!
これから幹事をする方の参考になれば、嬉しいです。
幹事してみたいけど、もじもじしてるYou!
やっちゃいなよ✨
にっしーさんのブログはこちら
🔽
ではまたね✨
Bisous〜😘💕
by reostar_reo
| 2018-11-05 08:14
| オンラインサロン